Aprender a organizarse para no perder tiempo en el trabajo

Alguna vez te ha pasado que estás en la oficina, miras el reloj y te das cuenta de que ha pasado la mañana y no has hecho nada. Prácticamente todos hemos experimentado esta sensación alguna vez y cuando pasa es horrible.
Sentirse productivo en el trabajo es muy importante para muchas personas y para conseguirlo nada mejor que una buena organización. El tiempo es algo muy valioso y no se debe perder así como así.

Método GTD

Según David Allen, autor del método de organización GTD (Getting Things Done o en español Organízate con eficacia), define en su libro una serie de pasos importantes para organizarse y ser lo más productivo posible. Una de las premisas de su método es que la productividad está ligada a la habilidad para relajarse.
En el libro, nos aporta una serie de pasos que debemos seguir para conseguir la eficacia soñada.

• La concentración es fundamental para la organización y la productividad. Cuando estés realizando una tarea concéntrate en ella al 100%, debes hacer una cosa cada vez.
• Adaptarse a los imprevistos. Es una habilidad muy importante y difícil de desarrollar. Muchas veces tendemos a reaccionar de manera desproporcionada ante los hechos, por este motivo, es importante aprender a mantener un equilibrio mental que nos ayude a adaptarnos a las nuevas circunstancias e inconvenientes sin que la concentración se vea afectada.
• No almacenes las ideas y tareas en tu cabeza. La mente debe estar despejada para poder concentrarse al 100%, por lo que es importante que anotemos todas las ideas o tareas que debemos tratar. Para ello, puedes utilizar app, agendas, libretas, audios…escoge la manera que mejor se adapte a tu estilo. Además puedes asignar a cada tarea una prioridad.
• Si algo te lleva menos de dos minutos, ¡hazlo! Es una de las máximas del libro. Si estás realizando cualquier tarea y aparece una segunda, debes analizar si te llevará más o menos de dos minutos. Si la respuesta es menos, realízala en el momento. Si por el contrario es más de dos minutos, apúntala en tu lista de tareas a realizar.
• Márcate un premio. Debes pensar en todo lo que podrás hacer cuando termines las tareas que tienes encomendadas, así concentrarás todos tus esfuerzos en realizar la tarea.
• Organizar de manera ordenada las tareas que tienes que hacer, los plazos y vencimientos, las que se pueden delegar y las que no tienen fecha pero están previstas para realizar. Y ¿cuál es la mejor manera de organizar? Una agenda, cómo no. Organízala de tal manera que tus prioridades queden bien reflejadas y tengas claro un orden.
• Sin prisa pero sin pausa. Para conseguir los objetivos que ansiamos debemos correr una carrera de fondo, lo que quiere decir que debemos trabajar día a día con los objetivos a corto y largo plazo bien claros.
• Compartir. Ya los dice el refrán “una alegría compartida se transforma en doble alegría; una pena compartida, en media pena” así que siguiendo el dicho popular, comparte tus logros y tus errores con los demás, además de aprender a gestionar mejor las situaciones, aprenderás mucho de la experiencia de los demás.
• Por último, pero no por ello menos importante está el aprender a decir NO. Muchas veces no nos atrevemos a decir que no a planes o tareas que no podemos realizar. El tiempo es el que es, así que si ves que no tienes tiempo, no digas que sí por no saber decir que no. Si no lo puedes hacer, es mejor que lo digas. De lo contrario, no llegarás a cumplir tus objetivos y será mucho más fácil que termines quemado y estresado en tu puesto de trabajo.